Integritetspolicy för LöneFai

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

LöneFai används av redovisningsbyråer och företag för lönerna till de anställda. Vem som är personuppgiftsansvarig beror på din roll:

• Anställd: din arbetsgivare är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om dig, din anställning och din lön. Vi behandlar dem för arbetsgivarens räkning, som personuppgiftsbiträde, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet med arbetsgivaren. Sköter en redovisningsbyrå lönerna är byrån arbetsgivarens biträde och vi byråns underbiträde. Frågor om uppgifterna ställer du i första hand till din arbetsgivare.
• Kund och kontaktperson (byrå eller företag): vi är personuppgiftsansvariga för uppgifterna om dig som kontaktperson, för kundavtalet, supporten och faktureringen.
• Alla som använder LöneFai: vi är personuppgiftsansvariga för det vi behandlar för att hålla tjänsten säker och fungerande, som inloggningar och säkerhetsloggar, och för den här webbplatsen.

Avtalet med arbetsgivaren finns på sidan Personuppgiftsbiträdesavtal.

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter som finns om dig beror på din roll och på vad din arbetsgivare använder LöneFai till:

• Identitet och kontakt: namn, personnummer eller samordningsnummer (sparas krypterat och visas maskerat), födelsedatum och utländskt id-nummer när personnummer saknas, e-postadress, mobilnummer, adress och närstående som du själv anger.
• Inloggning: lösenord (sparas bara som en säker hash), språk, vilka byråer och företag du hör till, dina behörigheter och de webbläsare du har bekräftat med en kod.
• Anställning: anställningsnummer, anställningsform, datum, befattning, sysselsättningsgrad, avdelning och kostnadsställe.
• Lön och skatt: lön och lönehistorik, skattetabell eller skattesats, förmåner och avdrag, eventuell löneutmätning, frånvaro, semester, lönebesked, utbetalningar och arbetsgivardeklarationer.
• Bankkonto: clearingnummer och kontonummer eller IBAN, sparat krypterat och visat maskerat. Hela kontonumret används bara i bankfilen.
• Godkännande av lönebesked: ditt svar på utkastet (godkänt, fråga eller avvisat) och det du skriver. Godkänner du med BankID sparar vi BankID:s bekräftelse med ditt namn och personnummer, underskriften, BankID:s kontrollsvar och enhetens IP-adress.
• Löneunderlag: filer som byrån eller arbetsgivaren laddar upp, med de anställdas namn, personnummer, bankkonto, adress och belopp, och det som lästs ut ur dem.
• Dokument och meddelanden: dokument som arbetsgivaren delar med dig, och frågor och svar om lönebesked.
• Support: frågor du skickar till supporten, bilder du bifogar och supportsamtal (vem som svarade, när och hur länge – samtalet spelas inte in).
• Säkerhet: IP-adress, när du loggade in och senast använde LöneFai, och en historik över vem som ändrade vad och när. Historiken innehåller aldrig lönebelopp, kontonummer eller hela personnummer.

3. Varifrån kommer uppgifterna?

• Från din arbetsgivare eller dess redovisningsbyrå, som lägger in dig, din anställning och din lön, eller läser in dem från ett löneunderlag.
• Från dig, när du till exempel lägger in ditt bankkonto, ändrar din adress eller svarar på ett lönebesked.
• Från BankID, när du godkänner med BankID, från Skatteverket, som svarar på arbetsgivardeklarationen, och från banken, vars återrapport arbetsgivaren läser in.
• Från din webbläsare eller telefon: de tekniska uppgifterna ovan.

4. Varför, och med vilken rätt?

För anställdas uppgifter är det arbetsgivaren som bestämmer ändamålen och svarar för den rättsliga grunden. Vanligen gäller:

• Lön, skatt, frånvaro och semester: att fullgöra anställningsavtalet och arbetsgivarens skyldigheter enligt lag, till exempel skatteförfarandelagen, semesterlagen, sjuklönelagen och bokföringslagen.
• Arbetsgivardeklaration och utbetalning: arbetsgivarens rättsliga förpliktelser och anställningsavtalet.
• Godkännande av lönebesked: arbetsgivarens berättigade intresse av att de anställda har sett och godkänt sin lön innan den betalas ut.

För det vi själva ansvarar för:

• Kundavtal, support och fakturering: avtalet med kunden, bokföringslagen och vårt berättigade intresse.
• E-post och sms om kontot (inbjudan, nytt lösenord och koder): att tillhandahålla tjänsten (avtal).
• Säkerhet, felsökning och att förhindra missbruk, till exempel säkerhetsloggar och spärr efter för många inloggningsförsök: vårt berättigade intresse.

5. Sjukfrånvaro och personnummer

Uppgifter om sjukfrånvaro är hälsouppgifter, en särskild kategori av personuppgifter. Arbetsgivaren får behandla dem för att fullgöra sina skyldigheter inom arbetsrätten, till exempel sjuklön och karensavdrag (artikel 9.2 b i dataskyddsförordningen). LöneFai har inga fält för diagnoser; det som sparas är frånvarons typ och tid.

Personnummer används bara där det behövs, till exempel för skatt, arbetsgivardeklarationen, inloggning och BankID, och visas maskerat för den som inte behöver se det i sin helhet.

6. Vem får del av uppgifterna?

• Din arbetsgivare, dess redovisningsbyrå och de personer de ger behörighet, till exempel den som gör lönerna. Kollegor ser inte din lön.
• Skatteverket: arbetsgivardeklarationen på individnivå, när arbetsgivaren lämnar den.
• Banken: bankfilen med namn, kontonummer och belopp, som arbetsgivaren själv laddar upp i sin internetbank.
• Fortnox, om arbetsgivaren ansluter sin bokföring: lönens verifikation, summerad per konto och kostnadsställe, utan namn på enskilda personer.
• Våra underbiträden, som bara behandlar uppgifter för vår räkning: Hetzner Online GmbH (servrar i Tyskland), OpenAI Ireland Ltd (läser löneunderlag som PDF eller bild när texten inte går att läsa på annat sätt; inget sparas hos OpenAI) och, för aviseringar i appen, Google och Apple. E-post skickas från vår egen e-postserver och sms genom vår egen sms-tjänst.
• BankID tillhandahålls av Finansiell ID-Teknik BID AB. Supportsamtal går via WhisFai Meet, vår egen videotjänst.
• Myndigheter när lag kräver det.

Vi säljer aldrig personuppgifter och lämnar inte ut dem för marknadsföring.

7. Var behandlas uppgifterna?

Uppgifterna lagras och behandlas inom EU/EES. OpenAI, Google och Apple kan behandla uppgifter utanför EU/EES; det sker då med de skyddsåtgärder som dataskyddsförordningen kräver, till exempel EU-kommissionens beslut om EU–US Data Privacy Framework eller standardavtalsklausuler.

8. Hur länge sparas uppgifterna?

• Anställdas uppgifter: så länge arbetsgivaren använder LöneFai och enligt arbetsgivarens instruktioner. När kundavtalet upphör kan arbetsgivaren ta ut sina uppgifter i 30 dagar; därefter raderar vi dem enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.
• Lön och bokföring: arbetsgivaren ska enligt bokföringslagen spara räkenskapsinformation, till exempel lönelistor och lönebesked, till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• Godkännanden med BankID kan inte ändras i efterhand och sparas lika länge som lönebeskedet de gäller.
• Löneunderlag som laddats upp: filen och det som lästs ut ur den raderas efter 90 dagar.
• Länkar och koder: länk för nytt lösenord en timme, inbjudan sju dagar, koder tio minuter, länk för att godkänna ett lönebesked 14 dagar och säker länk till en bankfil sju dagar.
• Inloggningar: högst 12 timmar, och 60 minuter utan aktivitet.
• Skickad e-post och sms: raderas 30 dagar efter att de skickats. Lästa notiser raderas efter 180 dagar.
• Supportärenden: två år efter att ärendet lösts. Sökningar i hjälpen sparas i 180 dagar, utan e-postadresser och nummer.
• Kundrelationen: så länge kunden har avtal med oss och därefter så länge bokföringslagen kräver för fakturor.

9. Webben, mobilen och aviseringar

• Ingen spårning: LöneFai och den här webbplatsen använder inga analys-, reklam- eller spårningsverktyg.
• Cookies: webbappen använder bara nödvändiga cookies för inloggningen, för webbläsare du har bekräftat och för kopplingen till Fortnox. Språk och några visningsval sparas i din webbläsare. Den här webbplatsen använder inga cookies.
• Aviseringar om löner och lönebesked, i LöneFai och via e-post, innehåller aldrig belopp eller personnummer.
• Demoförfrågningar från den här webbplatsen öppnas i ditt eget e-postprogram. Inget skickas via webbplatsen.
• Supportsamtal går via WhisFai Meet. Supporten ser bara det du själv väljer att dela, och samtalet spelas inte in.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig och få en kopia, få fel rättade, få uppgifter raderade, begränsa eller invända mot behandlingen och få ut uppgifter du själv lämnat i ett maskinläsbart format. Rätten att få uppgifter raderade gäller inte det som arbetsgivaren måste spara enligt lag.

• Anställd: vänd dig i första hand till din arbetsgivare. Dina lönebesked och uppgifter ser du själv i LöneFai, och din adress kan du ändra under Mina uppgifter. Vi hjälper arbetsgivaren att svara.
• Kund och alla andra: skriv till oss på info@tizfai.com. Vi svarar inom en månad.
• Radera kontot: se Radera konto.

Är du missnöjd med hur uppgifterna behandlas kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

11. Säkerhet

All trafik är krypterad (HTTPS). Personnummer, bankkonton, löneuppgifter, lönebesked, löneunderlag och filer sparas krypterade på servern och i säkerhetskopiorna, och lösenord bara som hash. En ny webbläsare bekräftas med en kod via sms eller e-post. Var och en ser bara det som behörigheten tillåter.

För att hjälpa en kund kan vår support logga in som kunden. Det kräver supportpersonens lösenord och ett angivet skäl, varar högst 60 minuter och loggas. Supporten kan aldrig ändra vart lönen betalas, godkänna eller låsa löner, betala ut, skicka något till Skatteverket eller signera något åt någon.

12. Kontakt

Tizfai Technologies AB, org.nr 559284-7379, Kumminvägen 1, 611 46 Nyköping. E-post: info@tizfai.com.

13. Ändringar

Vi publicerar ändringar här med nytt datum och versionsnummer. Vid större ändringar meddelar vi dig i LöneFai eller via e-post.